O Arquivo da U. Porto – Promover o uso da informação
Augusto Ribeiro, Isabel Gerós, Sónia Teixeira/ Arquivo da Universidade do Porto
Resumo:
O Arquivo da U.Porto é uma estrutura composta pelos arquivos das várias entidades constitutivas da universidade, a que correspondem catorze faculdades, os Serviços Partilhados da Universidade do Porto (SPUP), os Serviços de Ação Social da Universidade do Porto (SASUP) e outros organismos com vínculo orgânico à universidade.
A componente tecnológica para a gestão dos arquivos é uma infraestrutura partilhada pelas entidades constitutivas e gerida pela Unidade de Gestão de Documentação e Informação (GDI) da UPdigital (Universidade do Porto Digital), que tem nas suas competências garantir a disponibilidade dos sistemas para a gestão dos arquivos e armazenamento das representações digitais. A unidade GDI providencia apoio técnico às entidades constitutivas, nomeadamente, no que concerne a matérias relacionadas com a desmaterialização de processos e a preservação da documentação em formato digital ou outros.
A documentação do Arquivo da U.Porto resulta da atividade administrativa da universidade, sendo essencialmente produzida pelos serviços administrativos e técnicos. Existindo a Universidade do Porto desde 1911, possui uma quantidade significativa de documentos com carácter histórico, que são pouco utilizados para a gestão da universidade, mas com potencial para uso na investigação histórica e como base de conhecimento para a realização de atividades culturais.
O desenvolvimento do suporte informacional, com a implementação de um sistema de gestão de arquivos para toda a universidade permitiu facultar à comunidade uma interface em linha que atualmente já disponibiliza 18448 representações digitais de documentos sem restrições de acesso. Por outro lado, o investimento na homogeneização dos procedimentos de tratamento técnico-documental e de normalização da descrição da informação vem facilitar a recuperação da informação num sistema de pesquisa que é transversal às várias entidades.
Adicionalmente, a plataforma permite a submissão de vários tipos de pedidos de utilizadores internos e externos à instituição, nomeadamente, pedidos de consulta, reprodução e empréstimo de documentos à comunidade académica e ao público em geral. Os pedidos de consulta submetidos através do módulo de balcão eletrónico, são geridos dentro do sistema de gestão de arquivos e, sempre que possível, o documento é disponibilizado para consulta em formato digital.
As parcerias internas e externas com serviços de comunicação e serviços que promovem atividades culturais, tem permitido divulgar o acervo documental existente.
Comunicação
Artigo
Notas biográficas:
Augusto Ribeiro é licenciado em Engenharia Informática pelo Instituto Superior de Engenharia do Porto, pós-graduado em Tecnologias de Informação para a Gestão Empresarial pela Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto e diplomado em Estudos Avançados para a Investigação em Biblioteconomia e Documentação pela Universidade de Salamanca. A sua área de trabalho e investigação está relacionada com o Acesso Aberto, Repositórios de Informação Digital e Sistemas de Gestão para Arquivos, Bibliotecas e Museus. Desde 1996 desenvolve trabalho na área de administração de sistemas integrados para gestão de bibliotecas e aquivos e museus. Atualmente é coordenador da Unidade de Gestão da Documentação e Informação na UPdigital, Universidade do Porto.
Isabel Gerós é licenciada em História e pós-graduada em Ciências Documentais (Arquivo) pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto. Exerce funções como Técnica Superior na Reitoria da Universidade do Porto desde 1998 na área arquivo e gestão da informação da instituição.
Sónia Teixeira é licenciada em Ciências Históricas pela Universidade Portucalense Infante D. Henrique, mestre em História Medieval pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto e pós-graduada em Ciências Documentais - área de arquivo, pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto. Trabalha desde 2001 na Reitoria da Universidade do Porto, no então denominado Arquivo Central. Atualmente é técnica superior de arquivo, na Unidade de Gestão de Documentação e Informação da UPDigital, Universidade do Porto.
Augusto Ribeiro, Isabel Gerós, Sónia Teixeira/ Arquivo da Universidade do Porto
Resumo:
O Arquivo da U.Porto é uma estrutura composta pelos arquivos das várias entidades constitutivas da universidade, a que correspondem catorze faculdades, os Serviços Partilhados da Universidade do Porto (SPUP), os Serviços de Ação Social da Universidade do Porto (SASUP) e outros organismos com vínculo orgânico à universidade.
A componente tecnológica para a gestão dos arquivos é uma infraestrutura partilhada pelas entidades constitutivas e gerida pela Unidade de Gestão de Documentação e Informação (GDI) da UPdigital (Universidade do Porto Digital), que tem nas suas competências garantir a disponibilidade dos sistemas para a gestão dos arquivos e armazenamento das representações digitais. A unidade GDI providencia apoio técnico às entidades constitutivas, nomeadamente, no que concerne a matérias relacionadas com a desmaterialização de processos e a preservação da documentação em formato digital ou outros.
A documentação do Arquivo da U.Porto resulta da atividade administrativa da universidade, sendo essencialmente produzida pelos serviços administrativos e técnicos. Existindo a Universidade do Porto desde 1911, possui uma quantidade significativa de documentos com carácter histórico, que são pouco utilizados para a gestão da universidade, mas com potencial para uso na investigação histórica e como base de conhecimento para a realização de atividades culturais.
O desenvolvimento do suporte informacional, com a implementação de um sistema de gestão de arquivos para toda a universidade permitiu facultar à comunidade uma interface em linha que atualmente já disponibiliza 18448 representações digitais de documentos sem restrições de acesso. Por outro lado, o investimento na homogeneização dos procedimentos de tratamento técnico-documental e de normalização da descrição da informação vem facilitar a recuperação da informação num sistema de pesquisa que é transversal às várias entidades.
Adicionalmente, a plataforma permite a submissão de vários tipos de pedidos de utilizadores internos e externos à instituição, nomeadamente, pedidos de consulta, reprodução e empréstimo de documentos à comunidade académica e ao público em geral. Os pedidos de consulta submetidos através do módulo de balcão eletrónico, são geridos dentro do sistema de gestão de arquivos e, sempre que possível, o documento é disponibilizado para consulta em formato digital.
As parcerias internas e externas com serviços de comunicação e serviços que promovem atividades culturais, tem permitido divulgar o acervo documental existente.
Comunicação
Artigo
Notas biográficas:
Augusto Ribeiro é licenciado em Engenharia Informática pelo Instituto Superior de Engenharia do Porto, pós-graduado em Tecnologias de Informação para a Gestão Empresarial pela Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto e diplomado em Estudos Avançados para a Investigação em Biblioteconomia e Documentação pela Universidade de Salamanca. A sua área de trabalho e investigação está relacionada com o Acesso Aberto, Repositórios de Informação Digital e Sistemas de Gestão para Arquivos, Bibliotecas e Museus. Desde 1996 desenvolve trabalho na área de administração de sistemas integrados para gestão de bibliotecas e aquivos e museus. Atualmente é coordenador da Unidade de Gestão da Documentação e Informação na UPdigital, Universidade do Porto.
Isabel Gerós é licenciada em História e pós-graduada em Ciências Documentais (Arquivo) pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto. Exerce funções como Técnica Superior na Reitoria da Universidade do Porto desde 1998 na área arquivo e gestão da informação da instituição.
Sónia Teixeira é licenciada em Ciências Históricas pela Universidade Portucalense Infante D. Henrique, mestre em História Medieval pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto e pós-graduada em Ciências Documentais - área de arquivo, pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto. Trabalha desde 2001 na Reitoria da Universidade do Porto, no então denominado Arquivo Central. Atualmente é técnica superior de arquivo, na Unidade de Gestão de Documentação e Informação da UPDigital, Universidade do Porto.